Опросные листы и интервью
Опрос владельцев — главный метод подхода «чем владеем»: только владелец знает о выгрузках, таблицах и справочниках, которых нет ни в каком реестре. Но ответы на анкету почти всегда неполны и неточны. Поэтому опрос строят вокруг полей реестра данных, отправляют тем, кто работает с данными, а ответы проверяют другими методами.
Кому отправлять
- Ответственным за системы — сотрудникам ИТ-подразделения или подрядчика, а не пресс-службе и не канцелярии. Если в ответе указан общий адрес приёмной, ответственного нет.
- Пользователям данных внутри организации — аналитикам, сотрудникам профильных отделов: они знают, какие таблицы ведутся вне систем.
- Подведомственным организациям — отдельным листом.
Что спрашивать
Вопросы повторяют поля реестра, чтобы ответы можно было перенести без переписывания:
- Какие информационные системы ведёт подразделение? Для каждой — название, назначение, основание создания.
- Какие наборы данных хранятся в каждой системе? Что в них описывается — люди, организации, объекты, события?
- Кто отвечает за каждый набор — ФИО, должность, контакты?
- Как часто обновляются данные?
- Кому и как данные передаются сейчас — другим ведомствам, гражданам, публично?
- Есть ли ограничения доступа — персональные данные, тайна, договор? На каком основании?
- Есть ли описание структуры — схема, справочник полей?
- Какие данные ведутся вне систем — в таблицах, документах, почте?
- Каких данных не хватает подразделению для работы?
Последний вопрос превращает опрос владельцев в источник для подхода «где найти нужное».
Как проводить
- Таблица, а не свободный текст. Отправляйте заполненный пример строки — так ответы сопоставимы (шаблоны).
- Короткий срок и напоминание. Опросы, растянутые на месяцы, теряют смысл.
- Интервью после анкеты. Пятнадцать минут разговора по заполненному листу находят больше, чем второй лист.
- Анкета от имени того, кто поставил задачу. На письмо от руководителя отвечают быстрее, чем на письмо проектной команды.
Как проверять ответы
- Сверить с реестром информационных систем — все ли системы названы.
- Сверить с полномочиями — нет ли функций, за которыми должны стоять данные, но в ответах их нет.
- Сверить с госзакупками — нет ли контрактов на системы, о которых не упомянули.
- Посмотреть сами данные — хотя бы выборку: качество часто отличается от заявленного.
Ограничения
- Опрос видит только то, что владелец считает данными: таблицы на рабочих компьютерах и выгрузки подрядчика часто не упоминают.
- Опрос не работает для чужих данных: при подходе «где найти нужное» его заменяют консультации экспертов и ассоциаций.
Источники
- Шаблон опросного листа — в приложении «Шаблоны».
- GovEx Data Inventory — руководство по инвентаризации данных для городов, с опросом владельцев.