Антипаттерны
Ошибки инвентаризации повторяются от проекта к проекту. Почти все они делают одно: реестр перестаёт быть проверяемым или полезным. Ниже — девять частых ошибок.
Опись ради описи
Как выглядит. Инвентаризацию проводят «потому что надо», без задачи; результат — отчёт на сотни страниц.
Чем вредит. Никто не пользуется результатом, он устаревает до первого применения.
Как исправить. Начинать с цели и проверять результат по ней.
Только опросы владельцев
Как выглядит. Реестр собран из анкет, которые заполнили ведомства.
Чем вредит. В него попадает только то, что владелец считает данными и не забыл упомянуть; ответы противоречат реестрам систем и госзакупкам.
Как исправить. Сочетать опросы с анализом полномочий, реестрами систем и кабинетными исследованиями («Опросные листы и интервью»).
Ответственный — пресс-служба
Как выглядит. В графе «ответственный» — общий адрес приёмной или пресс-служба.
Чем вредит. По вопросам о данных некому ответить; запись невозможно обновить.
Как исправить. Ответственный — сотрудник ИТ-подразделения или владелец системы («Реестр данных»).
Без проверки качества
Как выглядит. Набор попадает в реестр, потому что он существует.
Чем вредит. На этапе использования оказывается, что набор пуст, устарел или противоречит другим данным.
Как исправить. Быстрая проверка качества при инвентаризации и отметка в реестре («Качество данных»).
Реестр только в отчёте или картинке
Как выглядит. Результат — документ или интеллект-карта, таблицы нет.
Чем вредит. Реестр нельзя проверить, обновить, отфильтровать, выгрузить в каталог. Карты атласа 2018–2019 годов пришлось переносить в данные вручную, а карту «Авиация» перенести не удалось.
Как исправить. Вести реестр как данные.
Сайт вместо системы
Как выглядит. Источник записан доменом: «rosminzdrav.ru».
Чем вредит. Домен меняется — связь с данными теряется: rosminzdrav.ru теперь перенаправляет на minzdrav.gov.ru, а восемь его поддоменов с карты 2018 года исчезли.
Как исправить. Записывать систему или набор, а домен — его адресом («Что инвентаризируют»).
Статус доступа без основания
Как выглядит. «Закрыто», «открыто» или цвет без ссылки и даты.
Чем вредит. Два составителя ставят разные статусы одному набору; закрытым считают то, что просто не открылось из-за рубежа.
Как исправить. Шкала доступа с критериями, основание и дата.
Один набор под разными именами
Как выглядит. Полное название, сокращение и адрес сайта — три строки.
Чем вредит. Реестр показывает больше данных, чем есть; при обновлении правят одно и забывают другое.
Как исправить. Идентификатор и синонимы («Реестр данных»).
Строку удаляют, когда источник исчез
Как выглядит. Сайт перестал открываться — запись убрали.
Чем вредит. Пропадает знание, что данные были и где их искать.
Как исправить. Менять статус, добавлять ссылку на веб-архив («Исчезнувшие системы и веб-архивы»).