Два подхода

Инвентаризацию ведут с одной из двух сторон. «Понять, чем владеем» — опись собственных данных: начинают с владельца и его систем. «Понять, где найти нужное» — поиск данных под задачу: начинают с вопросов и ищут ответы везде, в том числе у других организаций. Подход выбирают по цели («Зачем: цели»), и от него зависят методы, источники и результат.

Сравнение

	Чем владеем	Где найти нужное
С чего начинают	С владельца: организация, ведомство, отрасль	С задачи и вопросов к данным
Для чего	Навести порядок в сборе данных, найти дубли, выделить чувствительные данные, подготовить открытие и обмен данными	Системы поддержки принятия решений, сложные отраслевые проекты, новые продукты
Где ищут	Свои системы, реестр информационных систем, документы о системах	Государственные, общественные и коммерческие источники — три слоя данных
Главные методы	Опросы владельцев, инвентаризация систем, анализ полномочий	Кабинетные исследования, поиск наборов данных, эксперты, поиск по аналогии
Глубина описания	До ресурсов и полей, с ответственными и режимом доступа	До источника и условий доступа
Результат	Реестр данных, внутренний каталог	Карта данных, список источников для проекта
Типичная ловушка	Опись ради описи: всё перечислено, ни на один вопрос не отвечено	Список чужих сайтов без владельцев и без проверки, что данные там есть

Чем владеем

Подход для организации, которая хочет знать свои данные: министерства, региона, компании. Его приоритет — то, что требует особого обращения, прежде всего персональные данные. Начинают с перечня систем и их владельцев, затем описывают ресурсы в каждой системе и наборы, которые можно передавать или публиковать. Основные инструменты — опросные листы и реестр информационных систем.

Результат — реестр данных, который становится основой каталога, программы открытия данных или межведомственной интеграции.

Где найти нужное

Подход для задачи, которой не хватает данных: аналитики, продукта, исследования. Начинают с вопросов, которые задают руководители или аналитики, и для каждого ищут источники — у государства, в общественных проектах, у компаний. Данные чужие, поэтому опросы владельцев здесь почти не работают: основные методы — кабинетные исследования, поиск наборов данных и консультации экспертов («Семь методов»).

Результат часто оформляют как карту данных: вопросы, источники и их доступность.

Когда подходы сочетают

• Перед открытием данных ведомство описывает свои данные («чем владеем») и сверяет их с тем, что востребовано у пользователей («где найти нужное»).
• Для проактивных услуг государство сначала ищет, где лежат нужные сведения о человеке или организации, затем описывает эти системы до полей.
• Для отраслевой аналитики находят источники под вопросы, а затем подробно описывают несколько ключевых систем одного ведомства.

Источники

• Глава «Семь методов» — какие методы работают для каждого подхода.
• Глава «Карты данных» — как оформить результат подхода «где найти нужное».